Die Aufnahme neuer Immobilien in die Verwaltung der ImmoCare Breisgau GmbH erfolgt nach einem klar strukturierten und bewährten Prozess. Ziel ist es, alle relevanten Informationen vollständig zu erfassen und die Verwaltung Ihrer Immobilie von Beginn an effizient und transparent zu gestalten.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie das Onboarding Ihrer Immobilie bei uns abläuft.
1. Verwaltervertrag, Vollmacht und Bankkonto
Zu Beginn benötigen wir einige grundlegende Dokumente, die die Basis für unsere Zusammenarbeit bilden. Diese sind von allen Eigentümern (bei Mietverwaltung) oder vom Beiratsvorsitzenden (bei WEG‑Verwaltung) zu unterzeichnen:
- Verwaltervertrag
- Verwaltervollmacht, damit wir in Ihrem Namen mit Dienstleistern, Mietern und weiteren Beteiligten kommunizieren können
- Bankkonto‑Verifizierungsdokument, sofern ein neues Konto eingerichtet wird
2. Informationen zu Ihrer Immobilie
Um Ihre Immobilie optimal verwalten zu können, benötigen wir umfassende Informationen und Unterlagen.
🔹 Ansprechpartner
Falls ein anderer Ansprechpartner benannt werden soll, teilen Sie uns dies bitte mit.
Besteht bereits eine Vorverwaltung, informieren Sie uns ebenfalls – wir übernehmen gerne die Anforderung der Unterlagen.
🔹 Objektdaten und Mieterdetails
- Kontaktdaten der bisherigen Verwaltung (falls vorhanden)
- Mietverträge und Informationen zur Nebenkostenumlage
- Kontaktdaten der Mieter oder deren Vertreter
- Letzte Betriebskostenabrechnung sowie Kontoumsätze
🔹 Technische und rechtliche Unterlagen
- Liste aller Zähler (Strom, Wasser, Wärme) inkl. Zählernummern und Zählerstände
- Verträge mit Dienstleistern (z. B. Reinigung, Winterdienst, Versicherungen)
- Bei WEG:
- Teilungserklärung
- Gemeinschaftsordnung
- Beschlusssammlung
- Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen
🔹 Schlüssel und Bauunterlagen
- Objektschlüssel für den Zugang
- Bauzeichnungen und Grundrisse
- Energieausweis
- Brandschutznachweise
- Hausordnung
3. Sichtung, Prüfung und operative Übernahme
Nach Erhalt aller relevanten Unterlagen übernehmen wir die Daten in unsere Systeme und starten mit der operativen Verwaltung.
- Objektbegehung: Gemeinsame Besichtigung der Immobilie
- Kontaktaufnahme: Information aller Dienstleister, Mieter und Partner
- Systemintegration: Einrichtung von Konten und Organisation des Zahlungsverkehrs
- Zugänge: Einrichtung von Online‑Zugängen für Eigentümer, Mieter und Dienstleister
4. Abschluss des Onboardings
Nach Abschluss der Aufnahme führen wir ein kurzes Feedbackgespräch mit Ihnen, um sicherzustellen, dass alle Erwartungen erfüllt wurden.
👉 Je nach Umfang und Komplexität dauert der gesamte Prozess in der Regel zwischen 1 und 6 Wochen.
Fazit
Mit unserem strukturierten Onboarding‑Prozess gewährleisten wir eine reibungslose und effiziente Integration Ihrer Immobilie in unsere Verwaltung.
Sollten während des Prozesses Fragen entstehen, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
👉 Wir freuen uns darauf, Ihre Immobilie in die Verwaltung der ImmoCare Breisgau GmbH aufzunehmen.